5. 關(guān)注ISO9001質(zhì)量管理體系工作的常見缺陷
ISO9001質(zhì)量管理體系工作的缺陷實際上是企業(yè)日常管理的不足，它與工程施工的“質(zhì)量通病”十分相似，簡單容易消除，但普遍而且經(jīng)常發(fā)生，難以根治。深入ISO9001質(zhì)量管理體系，根治“通病”，是企業(yè)強化管理，增強競爭力的重要步驟。
5.1. 管理者不讀文件。少數(shù)管理者甚至對與自己強相關(guān)的文件也基本不看，對文件的理解當(dāng)然不可能到位，也不知道轄區(qū)內(nèi)還有何事要做，更不清楚怎么做才算符合要求。如此情形去推進ISO9001質(zhì)量管理體系，必然是心有余而力不足。有的領(lǐng)導(dǎo)為了應(yīng)付檢查，抱著“油多不壞菜”的想法，炮制大量的文件資料與記錄，其中絕大部分是無效勞動，員工不堪重負，ISO9001質(zhì)量管理體系工作窮于應(yīng)付，人走茶涼。
5.2. 疏于策劃。許多管理者事前對過程實施多少有所考慮，但僅限于直觀感覺，并未將“考慮”上升到“策劃”的高度，當(dāng)然也不可能對過程實施的目標(biāo)指標(biāo)、文件、記錄、資源、方法等系統(tǒng)化、書面化，不利于內(nèi)部交流、細化實施與對照檢查。對于繁瑣的日常工作，僅靠主要領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)驗與責(zé)任心，即使過程的結(jié)果符合預(yù)期，也不能表明結(jié)果的必然性。只有成熟穩(wěn)定的管理體系，才能使所有的結(jié)果都是事先策劃的，是一種必然，而不論過程的復(fù)雜程度。
5.3. 計劃與實際過程脫節(jié)。計劃本應(yīng)是策劃的結(jié)果，其作用是指導(dǎo)過程實施。而在一些組織，計劃的形成往往是因為顧客、上級、程序文件與其它外部要求，或者是習(xí)慣使然，純屬被動產(chǎn)物，計劃者既未對過程進行識別、分解與策劃，也不打算用之指導(dǎo)過程實施，這樣的計劃必然簡單粗糙，編完后束之高閣實屬正常。
5.4. 忽視文件資料與記錄管理。文件資料與記錄管理是企業(yè)最重要的基礎(chǔ)管理工作之一，正因為普通，也就容易被忽視。有的管理者經(jīng)手的資料、記錄一大堆，既不分類，又不編目，以至查詢不便，數(shù)量不清，容易遺失。各級組織均應(yīng)明確資料員及其職責(zé)，本級各類文件資料最好定期交付，由資料員集中管理。資料員和其他所有管理者持有的文件、資料、記錄的管理狀況均應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，這既是管理規(guī)范化的需要，也是經(jīng)濟活動的要求。
5.5. 內(nèi)審活動教條化。內(nèi)審員只講哪些不符合標(biāo)準(zhǔn)和程序文件要求，要怎么做，而沒有充分解釋為什么？受審核方始終不理解活動要求的內(nèi)涵，只能就事論事，無法舉一反三，總是犯同樣的錯誤。內(nèi)審員應(yīng)當(dāng)注重培訓(xùn)，首先要關(guān)注對方是否理解，也就是先解決“意識”問題，然后才是方法——怎么做。
5.6. 不重視與受審核方主要領(lǐng)導(dǎo)的交流。審核員往往過分關(guān)注“活動”是否符合要求，而忽視“體系”，正所謂一葉障目。體系是由領(lǐng)導(dǎo)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)推動建立的，如果其漠然處之，沒有把ISO9001質(zhì)量管理體系當(dāng)成改進本單位管理的手段，那么，對該組織審核的重點就不應(yīng)該是“活動”，而是“領(lǐng)導(dǎo)意識”。在員工素質(zhì)不夠高的前提下，成功的管理模式并不一定能被隨意復(fù)制到所有場所，其間，領(lǐng)導(dǎo)尤其關(guān)鍵，這就是八項管理原則中“領(lǐng)導(dǎo)作用”的具體表現(xiàn)。很多情況下，領(lǐng)導(dǎo)意識決定了該級組織的績效，因此，內(nèi)審員要把“與受審核方主要領(lǐng)導(dǎo)的交流”當(dāng)成內(nèi)審的主要內(nèi)容之一。
